HOTLINE
Nhắc đến tổ chức sự kiện, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến sự năng động, sáng tạo cùng nhiều điều hấp dẫn đặc biệt với giới trẻ. Tuy nhiên, giống như vô vàn ngành nghề khác, tổ chức sự kiện cũng là một công việc không phải lúc nào cũng trải đầy hoa hồng.
Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù nhìn bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa, nhưng đầu óc họ vẫn đang căng ra để dự trù và xử lý bất kỳ sự cố không mời mà đến. Đối với người làm nghề này, mỗi sự kiện với vô vàn công đoạn chuẩn bị. Đến ngày sự kiện diễn ra, dù chân tay rã rời, đầu óc căng thẳng nhưng vẫn phải buộc bản thân không được phép mệt mỏi, phải tỉnh táo để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Dưới là những lầm tưởng phổ biến mà những người chưa hoặc mới vào nghề dễ mắc phải.
1. Công Việc Không Quá Áp Lực
Không phải ngẫu nhiên mà tổ chức sự kiện còn được gọi là nghề cân não và người làm tổ chức sự kiện buộc phải có một tinh thần thép. Điều ấy thể hiện ở tất cả các khâu để hoàn thành chương trình. Ngay khi lên ý tưởng, ngoài những phút xuất thần thì người làm sự kiện phải rèn luyện cho mình khả năng tư duy, phân tích và khái quát vấn đề nhanh nhất. Người làm nghề sự kiện phải luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá. Trong công việc cảm hứng và khả năng tư duy quyết định rất nhiều đến việc cho ra đời những ý tưởng hay, nội dung hấp dẫn.
Hơn nữa, một ý tưởng đưa ra cần phải thuyết trình và thỏa thuận với khách hàng là công việc quan trọng của người tổ chức sự kiện. Người làm nghề này phải luôn bắt bộ não hoạt động hết công suất, làm cách nào để giải quyết được những mong muốn, kỳ vọng của khách hàng, từ khâu như thiết kế, sắp xếp sân khấu, đèn, âm thanh, ngay đến việc chọn thảm trải sân khấu đôi khi cũng thành vấn đề lớn. Nhiều khi phải mất ăn mất ngủ vì những đòi hỏi hóc búa của khách hàng hoặc giải quyết vấn đề “mặc cả” không thể tránh khỏi khi báo giá. Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng hiểu được triết lý “tiền nào của nấy” nên trong quá trình ký kết hợp đồng việc phải cân não liên tục là điều dễ hiểu.
2. Công Việc Không Quá Nhiều
Nhiều người nghĩ rằng, mỗi chương trình các thành viên sẽ phụ trách những hạng mục khác nhau như âm thanh, ánh sáng, nội dung, hậu cần,…nên công việc không quá bận rộn nếu không muốn nói là nhàn rỗi. Tuy nhiên, đó lại là một suy nghĩ hoàn toàn sai lầm.
Đối với một sự kiện bạn phải tốn rất nhiều công sức và thời gian để thực hiện từ việc đi khảo sát địa điểm, thiết kế phát thảo chương trình, lên lịch trình sự kiện, viết kịch bản, điều động nhân sự…đến những việc nhỏ nhất như chọn ghế, xếp ghế. Tất cả các công đoạn điều phải hoàn tất và được nghiệm thu trước khi diễn ra sự kiện. Chưa kể đến những sự kiện lớn mọi việc phải chuẩn bị trước đó vài tháng. Người làm tổ chức sự kiện phải thường xuyên đi sớm về muộn, thậm chí thường phải thức trắng nhiều đêm liền để làm việc cho kịp tiến độ chương trình.
Phải làm việc ở những môi trường hoặc điều kiện thời tiết khắc nghiệt, có những ngày nắng cháy da hay những lúc mưa tầm tả vẫn phải phải làm việc. Có thể công việc không quá nhiều chỉ là những lúc chuẩn bị chương trình, người làm tổ chức sự kiện phải dành hết thời gian để làm việc và khi chương trình kết thúc, khán giả ra về râm ran bình luận về chương trình hôm nay, thì khi đó những người tổ chức sự kiện vẫn còn phải làm nốt việc còn lại đó là “thu dọn chiến trường”
3. Công Việc Không Quá Khó Khăn
Để tổ chức một sự kiện thành công ngoài những khâu chuẩn bị kỹ lưỡng, những công việc đã được hoàn tất, thì người tổ chức sự kiện còn phải lường trước mọi xự cố bất ngờ có thể xảy ra ảnh hưởng xấu tới sự kiện, họ phải có một tinh thần sẵn sàng, luôn giữ bình tĩnh thật nhanh để tìm ra hướng giải quyết ổn thỏa.
- Màn hình LED đột nhiên bị tắt ?
- Micro lúc được lúc mất ?
- Chương trình đang diễn ra mà mất điện thì phải tính sao?
- Đột nhiên có cháy nổ vì khán giả đạp phải đường dây điện ?
- Hay Ca Sĩ, Vũ Đoàn, Nhóm nhạc không đến kịp giờ ?…..
Chừng ấy những tình huống không mời mà đến tưởng như nhỏ nhặt nhưng hoàn toàn có thể làm bể show ngay lập tức, nếu người tổ chức sự kiện không có hướng giải quyết kịp thời. Nhiều lúc những người trong nghề hay ví von rằng người làm nghề này còn cần phải có một “trái tim nóng” và một “cái đầu lạnh”.
“Trái tim nóng” để luôn duy trì được nhiệt huyết với nghề, không ngại khó ngại khổ. Còn “cái đầu lạnh” tức là luôn phải tỉnh táo và bình tĩnh trong mọi tình huống, sáng suốt lựa chọn những phương án tối ưu nhất để tổ chức, giải quyết những vấn đề cân não của tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho tới khi sự kiện khép màn thành công.
4. Công Việc Chỉ Cần Có Đam Mê
Đây có lẽ là suy nghĩ chung của hầu hết người mới vào nghề. Tuy nhiên, riêng đối với tổ chức sự kiện, không phải chỉ có đam mê là có thể làm được. Bạn còn phải có vô vàn yếu tố khác để có thể tiếp tục con đường
- Sức khỏe : đừng ngạc nhiên khi sức khỏe là yếu tố hàng đầu đối với một người làm nghề tổ chức sự kiện. Nếu không có một sức khỏe tốt, bạn sẽ không thể chịu nổi những ngày tháng gần như không ngủ cùng sự kiện, những bữa ăn qua loa, vội vàng, giờ giấc sinh hoạt thất thường cùng hàng loạt những công việc khác yêu cầu một thể lực tốt mới có thể hoàn thành.
- Sự cầu toàn : bên cạnh sức khỏe thì cẩn thận, cầu toàn cũng là đức tính vô cùng cần thiết của người làm tổ chức sự kiện. Những đức tính ấy đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa sự cố ngoài ý muốn cũng như đem lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.
- Kiên nhẫn lắng nghe và biết dung hòa các ý tưởng : Để làm tốt công việc này, bạn phải cẩn thận trong từng công đoạn, kết hợp hài hòa giữa nội dung và cách thể hiện, tôn trọng ý tưởng sáng tạo của các thành viên trong team nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chung.
- Sự Sáng tạo : Cũng chỉ với dàn âm thanh đó, dàn ánh sáng, sân khấu như vậy. Cái người tổ chức sự kiện cần phải làm đó là sử dụng những thứ không mới, sáng tạo nó để đem đến một sản phẩm khác biệt. Điều này không có nghĩa là làm giảm sự độc đáo của những công nghệ mới. Tuy nhiên cách sử dụng, cách thức truyền tải đến khán giả mới là việc quan trọng nhất.
Tổ chức sự kiện tuy không còn quá mới mẻ với nhiều người nhưng hiện nay, nó vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của những bạn trẻ nhiệt huyết, năng động và sáng tạo. Bông hồng nào cũng có gai và nghề tổ chức sự kiện cũng vậy. Để đi đến thành công, buộc bạn phải không ngừng nỗ lực và hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của bản thân. Tuy nhiên, nếu có đủ đam mê và thực lực thì đây nhất định sẽ là môi trường làm việc lý tưởng cùng mức lương xứng đáng đối với công sức bạn bỏ ra.
Nguồn : ST
Xem Thêm :
>> Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại đồng nai
>> Quy trình tổ chức lễ khởi công động thổ
>> Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương hiệu quả
>> Khai trương là gì ? Mục đích của lễ khai trương ?
>> Những yếu tố cần thiết của một đơn vị tổ chức sự kiện
